Coördinator Business & Events

Concertgebouw Brugge is op zoek naar een Coördinator Business & Events. Het betref een voltijds contract (38 uur) van onbepaalde duur.

Functieomschrijving

Plaats in de organisatie

De coördinator Business & Events rapporteert rechtstreeks aan de algemeen directeur en maakt deel uit van het managementteam van het Concertgebouw. Deze persoon geeft leiding aan een team van max 3 medewerkers. Het team Business en Events werkt nauw samen met het communicatie- en marketingteam voor de promotie en met de operationele teams voor de realisatie van de events.


Doel van de functie

Als co√∂rdinator van het team Business & Events zorg je ervoor dat de ruimtes van het Concertgebouw maximaal gerentabiliseerd worden. Deze ruimtes kunnen ingezet worden voor concerten, congressen, seminaries, vergaderingen, personeelsfeesten, klantenevents, productvoorstellingen, ontvangsten met catering en alle andere mogelijke evenementen waarvoor deze ruimtes geschikt kunnen zijn. Daarnaast prospecteer je de markt, zoek je opportuniteiten om de omzet van het Concertgebouwcaf√© aan te zwengelen, voer je onderhandelingen met klanten en cateraars, co√∂rdineer je de organisatie van evenementen en volg je de financi√ęle afhandeling en resultaten op.

Profiel

  • Je hebt een bachelor- of masterdiploma en minstens 3 jaar relevante ervaring
  • Je hebt talent voor het organiseren van evenementen en werkt proactief en hebt oog voor detail
  • Je bent flexibel en denkt oplossingsgericht
  • Je hebt voeling met de bedrijfswereld en de meeting-industrie; je hebt interesse en ervaring met eventcatering
  • Je bent commercieel ingesteld, denkt klantgericht en hebt noties van e-marketing, ¬∑ Je bent communicatief, contactvaardig en positief ingesteld
  • Je spreekt en schrijft vlot Nederlands, Engels en Frans
  • Je bent administratief sterk, planmatig en hebt oog voor detail en overzicht
  • Je bent analytisch, resultaatgericht en gaat vlot om met cijfers & MS Office ¬∑ Je kan vlot overweg met sociale media, LinkedIn, ‚Ķ
  • Je hebt leidinggevende capaciteiten en bent een teamplayer
  • Je bent bereid om te werken met flexibele werkuren, avond- en weekendwerk
  • Je hebt affiniteit met kunst en cultuur

Takenpakket

Sales

  • Opvangen van aanvragen en zoektocht naar passende evenementen en klanten in functie van mogelijkheden en beschikbaarheid van ruimtes en Concertgebouwcaf√©
  • Aanspreekpunt voor potenti√ęle en effectieve klanten-zaalhuurders Informatie bezorgen en offertes opmaken voor potenti√ęle klanten Site visits met (potenti√ęle) klanten
  • Beschikbaarheid van locaties en data intern controleren, rekening houdend met de andere geplande activiteiten in het Concertgebouw.
  • Opties en reservaties bijhouden
  • Opvolgen van aanvragen per mail, telefoon, website ‚Ķ.
  • Contactgegevens bijhouden
  • Up-to-date houden van website, info-sheets, prijslijsten, sales tools ‚Ķ
  • Periodieke benchmarking en evaluatie (prijsbeleid, catering, ‚Ķ)

Coördinatie

  • Samenwerking met Meeting in Brugge (opvolging internationale congresaanvragen & leads MIB, plaatsbezoeken en famtrips, periodieke meetings MIB, ‚Ķ)

Voorbereiding evenementen

  • Overeenkomsten en bestelbons opmaken
  • Onthaalplanning maken
  • Catering aanvragen bij preferenti√ęle traiteurs of Concertgebouwcaf√©
  • Catering bespreken met de gekozen cateringpartner
  • Beslissing over catering opvolgen bij klant
  • Organisatie ticketing van het event opvolgen
  • Eventuele onderaannemers contacteren (audio/video, DJ, muzikale acts, vertaling ‚Ķ)
  • Erover waken dat de events door het Business&Events team tot in de details voorbereid worden en proactief en tijdig in de planningsdatabase worden opgenomen
  • Wekelijks teamoverleg en taakverdeling tussen de verschillende medewerkers van Business & Events
  • Overdracht van het dossier aan de productieleider van Business & Events
  • Opvolgen evenementen
  • Aanwezigheid bij (grotere) evenementen
  • Voeling houden met de verschillende types evenementen door zelf ook productie van events te verzorgen

Administratie

  • Financi√ęle resources bijhouden in het planningssysteem
  • Financi√ęle rapportering uit het planningssysteem opvolgen en de overeenkomst met het boekhoudkundig resultaat controleren

Facturatie

  • Het mailverkeer per event centraliseren
  • Inkomende facturen controleren

Marketing

  • In nauwe samenwerking met collega‚Äôs van het communicatie- en marketingteam
  • Marketingstrategie bepalen, SEO, SEA, targeting
  • Communicatie en promotie: content voor de narrowcasting Concertgebouw, inhoud nieuwsbrief Business & Events, kalender ‚ÄėOok in het Concertgebouw‚Äô voor magazine, ‚Ķ

Rapportering

  • Opvolgen begrotingstargets, publieksbereik, catering, locatiegebruik
  • Opmaken jaarverslag en bijhorende analyses Ad-hoc rapportering

Algemeen

  • Werken aan klantenbinding, contacten onderhouden met klanten en concertorganisatoren
  • Netwerk onderhouden en netwerkevents bijwonen Beleidsvoorstellen activiteitenfocus B&E, catering, prijszetting

Wij bieden

  • Een voltijds contract (38u) van onbepaalde duur
  • Een managementfunctie in een dynamische, flexibele, diverse en culturele omgeving met fijne collega‚Äôs in een Vlaamse kunstinstelling in een werelderfgoedstad in verandering
  • Een open werksfeer met ruimte voor initiatief
  • Een verloning volgens barema PC 304 aangevuld met extralegale voordelen
  • Een degelijke interne opleiding en mogelijkheden voor externe opleidingen

Solliciteren?

Stuur snel een mail met je cv en een motivatiebrief

Organisatie

Concertgebouw Brugge wil een gereputeerde wereldspeler zijn voor muziek en hedendaagse dans. Met de permanente openstelling van het gebouw en een rijke waaier aan interdisciplinaire activiteiten is het ook een plek voor literatuur, architectuur, beeldende kunst en klankkunst. Door in te zetten op creatie, creativiteit en interactie met kunstenaars in elke fase van hun loopbaan wil het Concertgebouw vernieuwende impulsen geven aan de kunsten en een verscheiden publiek raken, betrekken en helpen ontdekken. Concertgebouw Brugge geeft zo een internationale uitstraling aan de stad Brugge en aan Vlaanderen.
Concertgebouw wil maximaal inzetten op het verwerven van eigen inkomsten, daarom streeft het Concertgebouw ernaar om naast de eigen artistieke werking zijn infrastructuur ter beschikking te stellen van derden voor de organisatie van alle mogelijke evenementen. De Concertzaal (1289 plaatsen), de Kamermuziekzaal (maximaal 322 plaatsen), de diverse ontvangstruimten met panoramisch zicht op de historische binnenstad van Brugge, kortom het hele gebouw kan gebruikt worden voor de organisatie van congressen, colloquia, productpresentaties, recepties, podiumproducties ... .
Het Concertgebouwteam (productie, techniek, onthaal, catering ‚Ķ) ondersteunt de realisatie van de evenementen georganiseerd door derden. Voor de catering rond evenementen werkt Concertgebouw samen met het Concertgebouwcaf√© en met preferenti√ęle cateraars, die jaarlijks gekozen worden. Voor het aantrekken van congressen, seminaries en meetings werkt het Concertgebouw nauw samen met Meeting in Brugge.
2017-06-14
U kunt bij ons gratis uw vacature voor de meeting industrie aanmelden. Het maakt niet uit of het gaat om een vaste of tijdelijke baan, full time of part time of een freelance opdracht. Wij zorgen dat uw vacature binnen 24 uur online staat. Uw meeting job kunt u hier aanmelden.


Ben jij de gedreven persoon die het Service Centre van Worldmeetings full time komt versterken?
 
Iedere twee weken weer op de hoogte

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

* verplichte velden
Aanhef *
Agenda
Webdesign - Hosting - Techniek: Qball Internet BV