''Locaties hebben weinig waardering voor logistiek"

Het bedrijf van Alie Oldenburger Palma staat te boek als hostessbureau. Maar bij nadere beschouwing richten haar activiteiten zich op het snijvlak van hospitallity én organisatie. Uit nood geboren zo blijkt.


Ze laat haar in het Noord-Hollandse Berkhout gevestigde bedrijf Palma Congres Hostessbureau niet graag in een vakje plaatsen. En als ze over de inhoud van het vak praat heeft ze het vaker over het gevoel dan over de feitelijke invulling. “Je bent hospitallity en ontvangst”, zegt Alie Oldenburger Palma stellig over haar zelf en haar medewerkers.

Toch de vraag: is Palma Congres Hostessbureau een hostessbureau of een organisatiebureau?
“Wij zorgen dat de dag van A tot Z goed verloopt. Onze opdrachtgevers verzorgen de inhoud van de bijeenkomst en wij regelen doorgaans alle logistieke zaken. Op de dag zelf zorgen wij voor de gastvrijheid, zodat de opdrachtgever kan netwerken en genieten van de dag.”

Klinkt als een organisatiebureau.

“Hoe wij het doen is min of meer toeval. Dat is al begonnen bij mijn 'moederbaan' bij het Nederlands Studiecentrum, wat nu Elsevier Congressen is. Ik werd vaak gevraagd om een extra handje te helpen tijdens congressen. Dat bleek goed bij mijn karakter te passen, mijn 'will to please' kon ik daar helemaal in kwijt.”

“Toen viel me al op dat locaties weinig waardering hebben voor logistiek. Steeds weer opnieuw moest ik mensen dingen duidelijk maken, die ik zelf heel gewoon vind. Daarom ben ik voor mezelf begonnen en heb mensen om me heen verzameld die hetzelfde denken als ik.”
“Als alles goed is bij de locatie hoeven wij niet met acht mensen te komen. Dan zijn twee mensen voor ontvangst en registratie genoeg.”

Wat doen de locaties fout?

“Het is mijn ervaring dat op locaties vaak niet aanwezig is wat beloofd is. Dan zijn er drie in plaats van zeven microfoons, er staat geen forumtafel, de subzalen zijn 's morgens om acht uur niet allemaal open. Terwijl dat duidelijk is afgesproken. Dat wordt allemaal als normaal beschouwd. Men lost het wel weer op en je moet nog de hele dag met elkaar door en aan het einde van de dag is iedereen blij dat het goed is afgelopen, maar het is niet volgens afspraak.”

"Vaak is je contactpersoon waarmee alles is afgesproken niet op de dag zelf. Die blijkt dan een vrije dag te hebben. De duty manager weet vervolgens niets van de afspraken. ”

“De starheid is soms ongelofelijk. Een voorbeeld. Bleek dat iemand die de microfoons in de zaal plaatste, ook verantwoordelijk was voor de koffie. 'Wat wilt u nu eigenlijk mevrouw? Geluid of koffie?' Je mag toch verwachten dat allebei op tijd klaar staat. Of die keer dat de parkeergarage van een andere locatie was en de mensen alleen konden betalen met een chipkaart. Men wilde niet helpen om het op te lossen. Toen heb ik maar uitrijkaarten voor deelnemers betaalt.”

Waarom blijf je de term hostessbureau aanhouden?

“Wat wij doen is in geen hokje te plaatsen. Het gaat om honderdduizend dingen die je niet kunt uitleggen. Het is een gevoel.”

“Iedereen ziet het hostess-vak als een tijdelijke job, maar het is een ware professie. Het heeft te maken met je karakter. Hoe ontvang je mensen. Hoe ga je met situaties om. Het verbaast me hoe men zo'n belangrijke schakel niet serieus neemt. Misschien ook wel terecht, want de meeste hostessen voegen niets toe. Die tonen geen interesse en drive om van de dag een succes te maken.”

“Hoe ga je met een VIP-gast om waar geen badge voor klaar ligt. Die dus het gevoel heeft dat hij niet verwacht wordt. Misschien ook al in de file heeft gestaan. Dat moet in je zitten. Je moet in ieder geval niemand de schuld geven. Je moet het op een manier rechtbreien, waarbij de gast zich weer prettig gaat voelen. Daar zijn geen richtlijnen voor.”

“Dat wij ook vooraf alle logistieke zaken regelen zorgt ervoor dat we de dag zelf gelijk aan het werk kunnen en ons helemaal kunnen richten op de gastvrijheid. Dan straal je ook iets anders uit.”

Vaak is bij de opdrachtgever ook iemand verantwoordelijk voor de organisatie. Ik kan me voorstellen dat het wennen is aan een hostessbureau die zich met de logistiek bemoeit.

“Dat kan soms tot een confrontatie leiden. Maar met een glimlach en wederzijds respect kom je daar vaak wel uit. Als iemand alleen hostessen wil om badges uit te delen, kan het zijn dat het niet werkt voor ons. Dan stel ik voor om één hostess een dag mee te laten lopen en daarna te evalueren of het klikt of niet.”

“We zijn ook niet de goedkoopste en niet de grootste. Dat wil ik ook niet. Wij willen de beste zijn en daar hangt ook een ander prijskaartje aan. Je ziet dat de congresontwikkelaar altijd erg blij met ons is. Zelfs locaties waar we wel eens een aanvaring mee hebben gehad adviseren ons soms aan hun klanten. Dat zie ik toch als een bevestiging van onze kwaliteit.”


2008-10-21

E-news

Elke twee weken op de hoogte van het belang-
rijkste nieuws op het gebied van meetings en
de aankomende branche bijeenkomsten. Dat kan
met de gratis e-nieuwsbrief van QM.

Tagcloud

Quality in Meetings, Magazine, Advies, Agenda, Nieuws, Mensen, Locaties, Over ons, Sitemap, Mail ons, Home