Niet meer ‘zij roepen, wij rennen’

Je mag haar gerust onrustig noemen. Nicolette van Erven is altijd weer op zoek naar een nieuwe uitdaging. Het werk als PCO is haar daarom op het lijf geschreven.


Het carrièrepad van Nicolette van Erven begon met om de één, twee jaar een nieuwe baan in diverse communicatie en regelfuncties. Juist wat begon als een interimklus, leverde een vaste baan op voor acht jaar.

Zij zette het congresbureau van de Vrije Universiteit in Amsterdam weer op de rails. Wat startte als een driemansafdeling, was in acht jaar uitgegroeid tot een team van acht mensen die twintig congressen per jaar organiseerden.

En toen was de uitdaging weg, dus tijd voor een weer nieuwe baan. Ze werd congres- en communicatiemanager bij één van haar oude opdrachtgevers. Toen ze na een jaar concludeerde dat dit niet de meest gelukkige carrièrestap was, was het Congresbureau VU opgeheven.

“De behoefte en het netwerk lagen er nog wel”, vertelt Van Erven. “Het was nu of nooit, realiseerde ik me. Toen heb ik in 2002 Convenience Conference Management opgericht. In eerste instantie heb ik mij primair gericht op contacten binnen mijn oude ‘VU-netwerk’, maar dat werd al snel meer. Vorig jaar juni heb ik mijn bedrijf gefuseerd met Lobbezoo Medical Communications van Rinus Lobbezoo. Zijn kwaliteiten liggen bij de wetenschappelijk inhoudelijke kant van biomedische congressen. Met MCCM Meeting Management zijn we zijn nu een full service PCO die zowel inhoudelijk als logistiek ondersteuning kan bieden.”

Jullie zijn dus gespecialiseerd in medische congressen?

“Nee, dat is maar de helft van het verhaal. Natuurlijk is het een bijzondere combinatie die wij bieden met de inhoudelijke kennis van Rinus en de logistieke ervaring van mij. Wij zijn eigenlijk een PCO met een plus, de biomedische inhoud, maar je kunt ons ook zonder de plus ‘inhuren’. We organiseren in de helft van de gevallen congressen in andere vakgebieden, zoals organisatiekunde, finance, economie of rechten.”

“De basisformat is hetzelfde, maar daarnaast heeft iedere doelgroep zijn eigen werkwijze en ideeën. Dat vind ik juist zo leuk. Daar kan ik dan met mijn kennis en ervaring op inspringen en meedenken.
Een organisator is tegenwoordig steeds meer partner van de opdrachtgever. Dat is goed. Ik wil als lid en adviseur deel uitmaken van het organisatiecomité. Het is gelukkig niet meer: zij roepen, wij rennen.”

Wat waren voor jou bijzondere congressen?

“Bij mij ligt de uitdaging vooral in de complexiteit van evenementen. Zo heb ik voor de VU indertijd een congres georganiseerd voor 2.500 man, terwijl de grootste zaal daar maar 1.000 kan hebben. Hoe tover je zo’n gebouw om tot een geschikte congreslocatie. Dat is leuk. Je laat dan een tent komen van 2.000 m2 en krijgt te maken met loopplanken en andere logistieke toestanden.”

“En we hebben net een groot internationaal congres achter de rug in NH Leeuwenhorst. Daar waren deelnemers uit 80 verschillende landen, met een hoog hoofddoeken en lange hemden gehalte. Heel erg multi culti dus en daar moet je rekening mee houden bij de organisatie, de catering en het sociaal programma.”

Hoe zorg je voor multi culti catering?

“Vooral veel en divers. Zorgen dat mensen zelf kunnen kiezen. Onder andere bij het vlees vermelden van welk dier het is, veel rauwkost en natuurlijk altijd wat warms. In een buffet kom je er altijd wel uit. Alleen voor mensen met een kosjer dieet moet je het eten apart laten komen. Dat is aan zoveel regels gebonden.”

Hoe kom je aan je leveranciers en locaties?

“De leveranciers waar ik mee werk heb ik door de jaren heen geselecteerd. Daar werk ik vaak al langjarig mee samen. Dan weet je dat als je één telefoontje pleegt, dat het gelijk goed wordt opgepakt. Dat is belangrijk, want je kunt niet met de gebruikelijke last minute stress altijd overal zelf bovenop zitten.”

“Wat betreft locaties is elkaar kennen ook belangrijk. Het congres in Leeuwenhorst organiseerde we daar voor de vierde keer. We kennen elkaar inmiddels van haver tot gort.”

Waar moet een goede PCO aan voldoen?

“Je moet heel goed zijn in multitasking. Het is niet voor niets dat je heel veel vrouwen tegenkomt in dit werk. Wij kunnen dat beter dan mannen. Je moet verder een goed inlevingsvermogen hebben. Je hebt te maken met een grote diversiteit aan opdrachtgevers. Allemaal verschillende mensen met verschillende ideeën. En, al is het een open deur, je moet goed kunnen plannen. En een goed humeur is ook heel belangrijk.”

Wat is je volgende uitdaging?

“We organiseren nu veel internationale congressen, maar dan wel in Nederland. Ik wil meer over de grens gaan doen. We organiseren nu vijf jaar jaarlijks een internationaal congres over antikankertherapieën in Amsterdam. Dat gaat vanaf nu alternerend gehouden worden in Washington en Amsterdam. Dat is een nieuwe uitdaging; zaken doen op afstand. En je moet je natuurlijk ook eerst verdiepen in de cultuur van het land zelf.”

“Gelukkig kan ik hierbij terugvallen op het netwerk van MPI. Het lidmaatschap van de vereniging is voor mij heel belangrijk. Je kunt eens iemand bellen voor informatie of om te klankborden. Je zit toch altijd maar in je eigen kantoor, je eigen ding te doen. Het is dan fijn dat je iemand kan spreken die hetzelfde werk doet, over hoe je bepaalde zaken aanpakt. Ik heb daar al veel aan gehad.”

2008-10-23

E-news

Elke twee weken op de hoogte van het belang-
rijkste nieuws op het gebied van meetings en
de aankomende branche bijeenkomsten. Dat kan
met de gratis e-nieuwsbrief van QM.

Tagcloud

Quality in Meetings, Magazine, Advies, Agenda, Nieuws, Mensen, Locaties, Over ons, Sitemap, Mail ons, Home