“Stringentere richtlijnen gunstig voor nationale medische congressen”
Het jubilerende Congress Care mag zich medisch specialist noemen als het gaat om de organisatie van congressen en andersoortige bijeenkomsten. Rob Zikkenheimer vertelt over de specifieke eisen die medische congressen stellen aan de organisator.
Kun je je als PCO alleen richten op de medische sector? Rob Zikkenheimer van Congress Care in ’s Hertogenbosch vindt in ieder geval van wel. “Eenderde van de congressen betreft de medische sector. Dat is een grote taartpunt om te verdelen”.
Zikkenheimer startte het bedrijf tien jaar geleden met compagnon Jacqueline van der Meer. Hij had werkervaring bij een groot farmaceutisch bedrijf en een PCO in de gezondheidsindustrie. Zij had een automatiseringsachtergrond, wat een pre is gezien het vele databasewerk dat bij de organisatie van een congres komt kijken. Een jaar later voegde Arjan Appel zich als derde partner bij het bedrijf.
Hoe staat Congress Care er voor in haar jubileumjaar?
“We zijn nu met tien mensen en een stagiair en doen veertig tot vijftig projecten per jaar. Het gaat hierbij uitsluitend om medische bijeenkomsten. Naast congressen voor specialistenverenigingen zijn dat bijvoorbeeld ook debatten en round table meetings voor de farma industrie. We doen het merendeel nationale congressen, maar zijn ook vrij actief in België en denken aan een eigen vestiging in Duitsland.”
Vanwaar de specialisatie?
“Het is belangrijk om contact te houden met de medische specialisten. Daarvoor is het noodzakelijk dat je de taal van de medische branche spreekt. Verder weten wij precies hoe een medisch congres in elkaar steekt. Vaak hebben we aan een half woord genoeg.”
Hoe steekt zo’n medisch congres dan in elkaar?
“Vrij conservatief. Het mag niet te fancy zijn, te gelikt. Dat associeert men teveel met de industrie. Het is toch vooral een man achter een katheder of met een loopmicrofoon, met achter zich een powerpoint-presentatie. Bewegende beelden of filmpjes zijn al bijzonder. Het sociale programma beperkt zich meestal tot ’s avonds een diner. Een half uurtje cabaret is het meest frivole dat je tegenkomt.”
“Het bijzondere zit hem in de inschrijvingsprocedure voor mensen die eigen werk willen indienen. Het verzamelen van de abstracts met bijdragen, het review-proces dat daar op volgt en de selectie voor bijvoorbeeld de posterpresentaties.”
“En dan is er nog het aanvragen van de accreditatie. Medisch specialisten moeten een bepaald aantal uren serieuze nascholing volgen. Wij zorgen dat een meeting geaccrediteerd wordt, administreren wie er daadwerkelijk geweest is en hoeveel studiepunten dat oplevert. Hiervoor is er het gemeenschappelijk registratie- en accreditatiesysteem Gaia. Dat wordt steeds ingewikkelder en je moet er echt in thuis zijn om er mee te kunnen werken.”
Is er echt niets nieuws?
“De innovatie verloopt rustig aan. Wat wel een ontwikkeling is, zijn de webcasts. Niet iedereen kan erbij zijn, dus wat ga je die mensen als alternatief bieden. Dat is begonnen met de powerpointpresentaties op een CD-rom te zetten, vervolgens werd het geheel op internet aangeboden, later werden er videobeelden aan gekoppeld en uiteindelijk kom je uit bij een live verslag via het web. Live is lastig. Je moet dan zeggen ‘dan en dan zenden we uit en moet je gaan zitten en kijken’. Beter is het om de webcasts online te zetten, zodat mensen op hun eigen moment kunnen kijken.”
“Ook hiermee zijn studiepunten te verdienen door middel van e-learning. Een specialist logt dan in met zijn BIG-nummer, bekijkt de presentaties en via controlevragen wordt bepaald of hij de inhoud kent. Het aantal studiepunten dat je hiervoor krijgt is wel lager dan als je naar de bijeenkomst zelf bent geweest.”
“Veel mensen denken dat dit deelnemers kost op je bijeenkomst. Onze ervaring is dat het ‘on top of’ komt. Het komt erbij. Van de deelnemers die inloggen is 75% nieuw en 25% is op het congres geweest.”
Congress Care organiseert bijeenkomsten voor zowel associaties als het bedrijfsleven. Is dat acceptabel voor de specialistenverenigingen?
“Ja. Het biedt juist een voordeel bij sponsorwerving en expositiemanagement. Die diensten bieden we ook separaat aan. Door onze activiteiten voor de medische industrie zijn we goed op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen op het gebied van geneesmiddelen en medische apparatuur. En we zijn zelf aanwezig op de congressen. Dat is een stukje intelligence dat we graag doen.”
In hoeverre hebben jullie last van de stringenter geworden richtlijnen van de code geneesmiddelenreclame?
“Er wordt met een loepje naar de inbreng van een farmaceut bij een congres gekeken. Maar er zijn wel mogelijkheden. Men mag onder stringente voorwaarde reclame maken, maar heeft wel een contactmoment met de specialisten. Dat kan door middel van een besloten expositie, via een vermelding of advertentie op de gedrukte media en door te participeren in het programma; ‘mede mogelijk gemaakt door …’. Vaak gaat het dan om hele goede sprekers uit het buitenland.”
“Voor nationale congressen zijn de stringentere richtlijnen eerder een voordeel. Dat komt omdat het zeer lastig is geworden om artsen uit te nodigen voor een buitenlandse studiereis. De artsen moeten het zelf betalen en de sancties zijn hard. Waar je bij alle andere media een dalende lijn ziet als het gaat om communicatie van de industrie naar de artsen, zie je bij nationale congressen een vlakke lijn.
Verder zien we een toename van bijeenkomsten voor verpleegkundigen die zich ook steeds meer specialiseren. Wat dat betreft verwacht ik dat we als Congress Care rustig, organisch kunnen doorgroeien.
2008-10-23
Achtergrond info Auteur:
Artikelen van deze auteur:
