QM - Quality in Meetings | Weblog

Drie tips voor meeting locaties

Edwin Nunnink — Tue, 15 Feb 2011 08:07:33 +0000

Op basis van diverse presentaties tijdens MPI’s Europese conferentie EMEC heb ik drie tips voor meeting locaties die zich willen voorbereiden op de toekomst:

1. Free Wifi
Heeft in tegenstelling tot Free Willy niets te maken met het bevrijden van een Orka. Deelnemers en meeting planners verwachten optimale connectiviteit met de buitenwereld en vinden het niet meer van deze tijd om ervoor te betalen. Punt.

2. Herdecoreer de meeting room

Meeting rooms zijn over de hele wereld hetzelfde, uitzonderingen daar gelaten. Deze vierkante, overwegend kale dozen zijn niet bepaald een inspirerende omgeving om inspiratie en creativiteit op te wekken. Tijd voor een meer uitdagende inrichting (denk aan huiskamerbanken, fitnessballen en ovale tafels). Ik weet het: geen locatiemanager wordt hier blij van, ‘so feel free to mail the messenger‘.

3. Zorg voor telepresence
Telepresence. Noem het videoconferencing 2.0. Waarbij degene ‘aan gene zijde’ zo levensecht mogelijk wordt weergegeven. Een dergelijke voorziening heeft voor een meeting planner drie voordelen. Het kan een spreker aan het programma toevoegen die anders vanwege de reisduur geen optie is. Het brengt de deelnemers aan een satelietevent elders in het land of de wereld dichter bij. En het is een verzekering tegen bijvoorbeeld vulkanen die uitbarsten en het vliegverkeer daarmee lamleggen. Niet eentje die volledig uitbetaald, maar in ieder geval een alternatief biedt om sprekers toch te kunnen presenteren.

Passie voor talent

Ingrid Rip — Mon, 29 Nov 2010 13:16:15 +0000

Velen die mij kennen, weten dat ik een passie heb voor menselijke ontwikkeling, voor groei, voor talenten en passie. Waarom dit zo gegroeid is weet ik niet, wat ik wel weet is dat passie zeer ondergewaardeerd is. Enige tijd geleden hoorde en las je er veel over, maar het bleek een hype voor velen. Talenten en passies zijn niet voor calvinistische Nederlanders. “Doe maar gewoon dan doe je al gek genoeg” lijkt het devies bij ons.Als je in zakelijk opzicht spreekt over passie, kijken velen je aan alsof ze “snot zien branden”. Ik blijf echter volharden en met mij gelukkig meer mensen. Luister b.v. ook eens naar Ken Robinson tijdens de TED conference in California eerder dit jaar, een inspirerende man: http://www.ted.com/talks/sir_ken_robinson_bring_on_the_revolution.html.

Wilt u eens nadenken over talent, passie en groei, denk dan eens aan het volgende of probeer het eens uit: Vraag eens aan iemand ”wat kun je goed, wat zijn je talenten?” . Vaak reageert hij of zij “euh, euh, pff, nou euh …. “. Ze kunnen soms met moeite iets noemen en vaker niet. Als je mensen vraagt: “Waar ben je niet zo goed in?”, reageren ze met een hele reeks ontbrekende talenten. Zo zijn wij geconditioneerd, al vanaf school. Je kreeg te horen als iets niet goed ging en er stond een prachtige 1 op je toets. In ons werkzame leven gaat het net zo. Bij veel organisaties krijg je met name te horen wat er niet goed gaat, wat wel goed gaat of waar iemand in excelleerd dat neemt men vaak voor lief. Daar worden ze toch voor betaald, is dan de reactie.

Jammer want ik ben er van overtuigd dat je met meer inzicht in passie en talent binnen je team, er veel meerwaarde gehaald kan worden: meer werkplezier, meer collegialiteit, meer groei en dus meer resultaat. Dus tipje, ga er eens over nadenken over passies en talenten en doe meer met je menselijk kapitaal!

Met gepassioneerde groet Ingrid Rip

MVO hype of rijp?

Ingrid Rip — Wed, 10 Nov 2010 13:25:10 +0000

Maatschappelijk verantwoord ondernemen is dat nu een hype of is onze branche rijp om hier echt serieus mee aan de slag te gaan? Gezien alle ontwikkelingen lijkt het mij dat we er rijp voor zijn. Bijna alle verenigingen actief binnen ons vakgebied besteden er veel aandacht aan. De vakpers brengt er artikelen over uit. MVO zou zelfs op de eerste plaats staan voor social media.

MVO ik lees er veel over (wie niet) maar we weten allemaal dat dat niets uithaalt. Dus, ik probeer ook mijn steentje bij te dragen door bewust om te gaan met energie, afval te scheiden, biologisch/organisch/fair trade in te kopen en mijn aandacht tussen gezin, bedrijf en vrijwilligerswerk te verdelen op een manier dat ik er zelf nog gelukkig van blijf.

Enkele maanden geleden ben ik lid geworden van GMIC NL een club in Nederland die zich actief inzet om duurzaamheid binnen onze branche geen hype te laten zijn maar een serieus item. Waarom? Omdat ik proactiviteit toejuich (en een broertje dood heb aan mensen die er alleen maar over praten en denken dat ze er dan zijn) en omdat ik denk dat we echt aan de bak moeten! Voor ons maar vooral ook voor onze (en dus ook de mijne) kinderen. Verder hoop ik dat we met elkaar in staat zullen zijn om van elkaar te leren hoe we met onze aarde om moeten gaan om het nog een beetje leuk te houden. Bekijk bijgaand you-tube-je maar eens en overtuig je zelf: http://www.youtube.com/watch?v=B5NiTN0chj0.

Succes en groene groet!

Ingrid Rip

Netwerken is vlooien en vlooien is groomen

Edwin Nunnink — Sun, 29 Aug 2010 13:02:29 +0000

Weer wat geleerd bij MPI. Netwerken is vlooien en vlooien is groomen. Patrick van Veen gaf de leden tijdens de ALV in Burgers Zoo een snelcursus Apemanagement. Veel ludieke filmpjes met apen in de hoofdrol en een vertaling naar gedrag van mensen. We zijn (vanuit de optiek van een bioloog) geen kuddedieren stelt Van Veen, we vertonen hoogstens kuddegedrag. Vlooien bij apen heeft niets met beestjes te maken, want apen hebben geen vlooien. Engelse woord groomen past beter bij die activiteit. Het is de manier waarop apen netwerken. Wij mensen hebben (waarschijnlijk) het vlooien vervangen door praten als gevolg van de grotere onderlinge afstand en de grotere groepen waarin/waarmee we leven. Voor wie internationaal opereert: Belgen vlooien voor de vergadering, Nederlanders tijdens en Duitsers erna.

Foto: Photonic

Maak een foto

Edwin Nunnink — Wed, 25 Aug 2010 07:52:45 +0000

Het ontbreekt op bijna elke checklist: foto’s (laten) maken van uw aanwezigheid op de beurs. Wat een zonde. Al die moeite die u in uw beurspresentatie heeft gestoken en het resultaat dan niet vastleggen.

Die foto zal voor u een blijvend bewijs zijn van uw inspanning. Met die foto kunt u de mensen die niet naar de beurs zijn geweest – bijvoorbeeld de directie – alsnog laten zien wat u heeft gepresteerd. U kunt de foto ook naar de vakpers sturen, waarmee u de kans vergroot dat zij over u schrijven in hun beursverslag. En het levert u weer een nieuwsitem op voor uw website.

Nu lijkt een foto maken eenvoudig, zeker in het digitale tijdperk. De lichtomstandigheden in een beurshal maken het echter vrijwel onmogelijk om als amateur een waardige foto te maken van uw stand. Voor professioneel gebruik van de foto is het daarom verstandig om een fotograaf in te huren. Vergeet vooral niet om ook een vrolijke foto van de standbemanning te (laten) maken. Het levert een blijvende herinnering op aan de gezamenlijke beurspres(en)tatie.

De toekomst van hotels

Edwin Nunnink — Thu, 19 Aug 2010 07:26:30 +0000

Fast Future Research doet onderzoek naar de toekomst van hotels. Onder leiding van Rohit Talwar wordt gekeken naar de mogelijke scenario’s voor klantbehoeften, faciliteiten, technologische ontwikkelingen, hotel strategieën en business modellen die in 2020 zouden kunnen gelden.

De hospitality branche wordt uitgenodigd om mee te doen aan het onderzoek. Iedereen die de online enquête invult en zijn of haar e-mailadres achter laat krijgt het onderzoekrapport toegestuurd dat eind dit jaar wordt gepubliceerd.

Via deze link kom je bij de enquête. De sluitingsdatum is 6 september.

Meeting industrie verandert door IJslandse aswolken

Edwin Nunnink — Thu, 03 Jun 2010 10:07:07 +0000

De nadelige gevolgen van de IJslandse aswolken en recente (natuur)rampen en epidemieën als de varkensgriep, het H1N1-virus en de olieramp voor de Amerikaanse westkust veranderen de meeting industrie. Tijdens een door de internationale branchevereniging ICCA georganiseerd seminar op IMEX 2010 in Frankfurt kwamen de aanwezigen tot de volgende tendensen als reactie op het stilleggen van het vliegverkeer in april.

Verzekeraars herzien hun contracten. Ze willen in de toekomst de discussie vermijden over wat onder ‘force majeur’ valt. De vraag is of organisers en planners deze nieuwe voorwaarden zullen accepteren.

Ook hotelketens overwegen herziening van hun contracten. Zij kijken vooral naar het overschakelen naar een ander (wel bereikbaar) hotel van de keten en de voorwaarden waaronder het evenement naar een andere periode kan worden verzet.

De refund fees/policies van organisatoren zullen kritisch worden bekeken door de potentiële deelnemers.

Delegates zullen later beslissen over deelname. Dit betekent dat de cash flow van congressen zal veranderen en de organisator langer in onzekerheid blijft over het aantal deelnemers.

Bedrijven zullen hun meetings dichter bij het (regionale) hoofdkantoor organiseren. Dit versterkt de positie van bestemmingen in Centraal Europa.

Evenementen worden opgedeeld in of aangevuld met satelliet-evenementen. In diverse regio’s vinden gelijktijdig evenementenplaats, die via internet- en videoverbindingen aan elkaar of met het hoofdevenement gekoppeld zijn.

De invoering van videoconferencing bij bedrijven zal versneld plaatsvinden. Vooral als alternatief voor kleinere meetings.

De huidige trend waarbij medewerkers zelf hun boekingen regelen wordt weer gekeerd. Bedrijven willen weten waar hun staff is ten tijde van een crisis en zullen daarom het maken van boekingen weer gaan centraliseren.

Regisseer het fotomoment

Edwin Nunnink — Thu, 06 May 2010 07:57:07 +0000

Je ziet het meer fout dan goed gaan. Er wordt iets uitgereikt, mensen worden in het zonnetje gezet, op het podium en dat moet natuurlijk vereeuwigd worden. De fotograaf is ingehuurd of bij een nieuwswaardige bijeenkomst zijn er fotografen geaccrediteerd. Maar verder is de regie vaak zoek. De award wordt te snel uitgereikt, de hoofdpersonen staan in het donker, slecht gepositioneerd en de fotograaf zie je gefrustreerd redden wat er te redden valt.

Evenementenfotograaf Rogier Bos heeft voor organisatoren enkele tips opgesteld om te zorgen dat hij werkelijk mooie foto’s kan maken van een gelegenheid. Even kort: maak een draaiboek, geef hierop aan wat de cruciale momenten zijn, benoem iemand tot regisseur en loop het programma van te voren fysiek door. O ja, en geef de informatie aan de fotograaf.

Het relaas van Rogier Bos en uitgebreidere tips vind je hier.

Wat wilt u bereiken met uw bijeenkomst?

Ingrid Rip — Wed, 28 Apr 2010 07:58:40 +0000

Wat wilt u bereiken met uw bijeenkomst? Deze vraag is toch geen gekke, waarom kijken mensen me dan soms zo gek aan als ik ’em stel? Gisteren gebeurde het weer. Mevrouw was op zoek naar een locatie voor een bijeenkomst van zo’n 200 personen, waar zou ze terecht kunnen in Den Haag. En daar komt ‘ie weer: “Wat is het doel en de doelgroep van uw bijeenkomst?”. Reactie: “dat doet er nu niet toe” ….. Ja dat doet het wel! Ik zou er bijna boos om worden als het niet zo zinloos was.

Als ik weet voor wie u iets organiseert en wat u ermee wilt bereiken, kan ik dit in mijn adviezen meenemen. En dat geldt niet alleen voor de keuze van de locatie maar vooral ook voor de structuur, thematiek van uw bijeenkomst. Als er sprake is van alleen informatieoverdracht is een “veredelde schoenendoos” heel praktisch. Maar kunt u uw doelen ook halen als er sprake moet zijn van netwerkmogelijkheden, ervaringsuitwisseling en demonstraties van nieuwe modellen? …. ik noem zo maar een paar zijstraten.

Doelgroep, doelstelling, structuur, thematiek ga zo maar door, het zijn allemaal gegevens die het u mogelijk maken om een succesvol evenement te organiseren. Niet alleen qua inhoud, ook qua uitstraling (ook niet onbelangrijk om het evenement in de markt te zetten). Deze moet passend zijn bij de doelgroep. Het is daarom zo belangrijk om de deze goed te kennen: man/vrouw, jong/oud, is er iets te zeggen over interesses, opleidingsniveau etc. etc.

Om “iets” succesvol te organiseren gaat het primair om het kennen van doelgroepen en doelstellingen zodat je langzamerhand alle puzzelstukjes op zijn plek kunt laten vallen. Er rolt dan vanzelf een beschrijving van de benodigde locatie uit, het begint dus niet bij de locatie.

Ingrid Rip

The Next Web conference houdt van bloggers

Edwin Nunnink — Mon, 26 Apr 2010 09:42:42 +0000

‘We love bloggers’. Met deze warme woorden biedt The Next Web conference (27, 28 en 29 april, Westergasfabriek Amsterdam) bloggers een fikse korting op het deelnemerstarief aan.

Nu kan iedereen zich blogger noemen en daarom zijn er bij The Next Web 60 passen beschikbaar, waarbij de organisatie bepaalt wie voor de ‘super special blogger rate’ in aanmerking komt. Daarvoor moet de blogger zich aanmelden, de The Next Web badge op zijn blog plaatsen en zijn of haar enthousiasme over het congres publiceren. De gelukkigen krijgen toegang tot de feesten, een vaste internetverbinding en 600 euro (= 60%) korting op een full conference pass.

Bloggers leveren veel extra publiciteit voor een congres op. Terecht dat de organisatoren deze groep op deze manier aan zich binden.

Edwin Nunnink